Aujourd’hui, savoir écrire un e-mail en Anglais professionnel est une compétence essentielle à savoir maîtriser.

Le marché de l’emploi étant de plus en plus saturé, il faut trouver des alternatives pour se démarquer auprès des employeurs. Faire une bonne impression du début à la fin de votre e-mail en Anglais est critique pour amener à l’ouverture de votre CV ou « resume ».

Suivez ces 5 étapes pour faire en sorte de toujours écrire de manière professionnelle.

  1. Begin with a greeting (Démarrez avec une salutation)
  2. Thank the recipient (Remerciez le correspondant)
  3. State your purpose (Indiquez votre but)
  4. Add your closing remarks (Mettez vos derniers conseils et remerciements)
  5. End with a closing (Terminez sur un bon pied avec une formule de politesse adaptée)

Comment structurer un mail en Anglais de manière professionnelle

Begin with a greeting

Commencez toujours votre e-mail en anglais avec une salutation, comme par exemple « Dear Daniel ». Si votre relation avec votre correspondant est formelle, il faut alors utiliser son nom de famille : « Dear Mr. Jacobs ».

Si la relation est plus familière, on peut simplement commencer par : « Hi Julie ». C’est très courant d’utiliser autant de familiarité entre collègues dans une entreprise.

Si vous ne connaissez pas la personne à qui vous vous adressez, il faudra alors utiliser au choix : « To whom it may concern » (à qui de droit)ou bien « Dear Sir or Madam ».

Je vous recommande alors de chercher son nom grâce au site-web Hunter.io qui trouve en quelques secondes les adresses e-mails et les noms de n’importe qui.

Thank the recipient

Si vous répondez à une question posée par un client, il faudrait commencer votre e-mail par quelques mots de remerciements. Par exemple, si quelqu’un demande des informations concernant votre business ou votre entreprise, vous pouvez dire : «Thank you for contacting XYZ Company » (Merci d’avoir contacté XYZ).

Si quelqu’un a répondu à l’un de vos e-mails, n’hésitez pas à lui répondre avec : « Thank you for your prompt reply » (Merci pour votre réponse si rapide) ou « Thanks for getting back to me » (Merci de m’avoir fait un retour).

Remerciez votre correspondant le mettra plus à l’aise et vous installera dans une position de politesse et de respect.

State your purpose

Si vous démarrez une communication par e-mail, il n’est pas possible d’inclure quelques mots de remerciements. A la place, commencez par indiquer votre but. Par exemple, « I am writing to enquire about … » (Je vous écris pour faire par de ma demande concernant…) ou bien « I am writing in reference to … » (Je vous écris par rapport à…).

Afficher votre but et votre demande dès les premières lignes de votre e-mail et ensuite passez au reste de votre texte principal. Souvenez-vous, les récipients veulent lire les e-mails rapidement et ne pas perdre leur temps. Rendez leur la tâche plus facile.

Faites attention à la grammaire, la ponctuation et les erreurs de frappe pour toujours garder une belle image professionnelle de vous et de votre business.

Add your closing remarks

Avant de finaliser votre e-mail, il est coutume de remercier le lecteur une dernière fois et d’ajouter quelques lignes de « fermeture de politesse ».

Vous pourriez ajouter, « Thank you for your patience and cooperation » ou bien « Thank you for your consideration » (Merci pour votre considération) et ensuite finaliser avec, « If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know » (Si vous avez des questions ou inquiétudes, n’hésitez pas à m’en faire part) ou bien « I look forward to hearing from you » (J’attends avec hâte de vos nouvelles).

End with a closing

La dernière étape consiste à ajouter une formule de politesse adaptée avec votre nom.

“Best regards” (Salutations sincères), “Sincerely” (Cordialement), and “Thank you” sont toutes adaptées et professionnelles.

Evitez les formules comme, « Cheers » (merci, familier) ou bien encore « Best wishes » (meilleures vœux) à moins que vous soyez proche.

Enfin, avant de cliquer sur le bouton d’envoi, relisez et revérifiez votre e-mail pour les fautes de grammaire et de frappes pour être certain qu’il soit vraiment parfait et pro !

E-mail en Anglais #1 – Pour postuler ou pour une candidature

Dear [Hiring Manager],

I am writing to you to inquire about [the new XYZ position that you are advertising on your website/job fair].

I offer [8 months] of strong background experience as a [Junior exploration Geologist] in [the mineral extraction industry] with excellent [computer modelling skills], which should make me a strong candidate for this opening.

The top portion of my attached CV also highlights my career profile and three significant accomplishments that are also in alignment with your position.

I would welcome the opportunity to speak with you, if you feel I’d be a strong candidate for this or other positions within your organization.

Thank you for your time and I look forward to hearing from you.

Best,

[Thomas Greenie]

Tout d’abord, ce genre d’e-mail en Anglais est un format de plus en plus utilisé dans le monde Anglo-saxon.

mail en anglais pour postuler
Le nouveau format le plus répandu pour faire par de votre CV à un employeur est avec un « email cover letter ». C’est une méthode beaucoup plus directe pour aller droit au but: l’ouverture de votre CV.

Ce format est ce que l’on appelle un « e-mail cover letter ».

En effet, c’est un raccourci qui vous permet de directement attacher votre CV ou résumé à l’e-mail sans forcément passer par la case de la lettre de motivation. Peu importe la méthode choisi, votre but final est que le recruteur ouvre votre CV. La méthode la plus directe aujourd’hui semble être un croisement d’une lettre de motivation avec un e-mail.

Dans cet e-mail nous répondons à une offre d’emploi disponible sur internet. Nous rappelons au recruteur le besoin de son entreprise (ils ont un besoin car ils cherchent à recruter des nouvelles personnes) et la valeur que nous pouvons leur apporter grâce à notre expérience. C’est la porte d’entrée par laquelle vous pourrez ensuite attacher votre CV ou votre résumé de manière professionnelle.

On cherche ici à impressionner par la simplicité et l’efficacité de notre e-mail plutôt que de blablater à quel point nous sommes une personne motivée. Les recruteurs veulent des résultats concrets (votre expérience) et non pas des généralités que tout le monde utilise (je suis quelqu’un de très motivé, de sérieux, etc…)

Les termes entre parenthèse sont à modifier selon vos expériences et votre profil. Si vous connaissez le nom du recruteur mettez son nom !

E-mail en Anglais #2 – Remercier un client de sa demande/plainte

Dear [Mr. Jameson],

Thank you for the attention you have shown to [XYZ company/business]. We are happy to answer your question.

I’m sorry to hear that your [XY product] stopped working. We will do everything we can to [replace it for free within 2 working weeks].

In regard to [our new 2019 range of products], [we are unable to give discounts at the moment].

But we are happy to offer you a deal on the [older 2018 product range]. Come by one of the retail stores with the following e-mail and the manager will give you the immediate discount.

If you have any additional [questions/concerns], please don’t hesitate to contact us.

Once more, [my apologies for your trouble and thank you for your patience and cooperation.]

Best regards,

[Tom Sheppard]

Dans cet e-mail, nous répondons à la plainte d’un client concernant son produit qui s’est arrêté de fonctionner. Tout d’abord, nous remercions le client de nous avoir contacté et ensuite nous lui rappelons que nous sommes désolés que son produit eut mal fonctionné.

Nous indiquons au client que sa demande pour obtenir un prix avantageux sur la gamme de produits 2019 ne pourra malheureusement pas aboutir, mais que nous sommes quand même prêt à lui faire un geste sur la gamme 2018.

Encore une fois, rassurons-le que nous nous tenons à sa disposition pour tout autres questions. Remercions-le et excusons nous une dernière fois avant de clôturer l’e-mail en Anglais. Utilisons « Best regards », la formule de politesse la plus adaptée à cette situation.

E-mail en Anglais #3 – Organiser un Rv/meeting

Hi [Jack],

Thanks for getting back to me so quickly.

I’d like to set up a meeting with you [around the 19th] because after that [I’ll be in the States on a business trip].

Paul Daniels will be there as well, and he requested that [we bring all the necessary documents for the Alpha project].

Please give me your availability ASAP so I can organise a meet-up.

Kind Regards/Cheers,

[Sam]    

Dans cet e-mail, nous sommes en position d’égal voir de force envers notre collègue Jack. Le but de cet e-mail n’est pas de tourner autour du pot mais de faire le travail bien et rapidement pour obtenir un Rv.

Pour ce faire on commence notre e-mail par une salutation moderne « Hi » à n’utiliser qu’avec vos collègues ou votre manager mais en général non pas avec votre patron.

Ensuite en une ligne on remercie rapidement Jack pour son retour rapide. Ceci montre du professionnalisme, du tact et de la politesse envers l’effort de votre collègue.

Puis on indique immédiatement le but de l’e-mail, qui est d’obtenir un Rv avec Jack.

Après en général il est courtois de préciser la raison de pourquoi seul cette date nous convient ; ici nous partons aux States (les Etats-Unis) donc le programme est serré.

Puis on peut continuer notre e-mail avec le reste du texte principal (les autres demandes).

On finalise l’e-mail par demander à Jack avec force mais politesse tout de même de nous donner ses disponibilités « ASAP » (as soon as possible).

Si vous êtes très confortable avec Jack vous pouvez clôturer avec « Cheers » sinon jouez la carte de la sécurité avec « Kind Regards ».

Comment envoyer un mail en Anglais de candidature spontanée

Envoyer un e-mail en Anglais pour une candidature spontanée est peut-être le nouveau moyen le plus efficace pour obtenir le job de vos rêves.

Mais comment faire?

Premièrement, tout découle du soin que vous avez apporté à la structure de votre e-mail. Nous verrons celle-ci de suite et elle fait 3 étapes seulement.

Deuxièmement, une candidature spontanée est un premier contact avec un employeur. Vous n’êtes donc pas certain qu’il y ait des ouvertures possibles à la clé. En revanche, prendre des risques paient énormément.

Troisièmement, comprenez que les employeurs non pas le temps de réfléchir. C’est à vous de leur rappeler qu’il peut y avoir des positions dans leur organisation ou dans leur entreprise qui peuvent être créés.

Finalement, c’est pour cela qu’un e-mail en Anglais pour une candidature spontanée doit être recherché, travaillé et personnalisé à l’entreprise.

On dit souvent que de chercher un emploi c’est un emploi en soi.
Donc je vais vous donner une structure à suivre avec un gabarit. Avec 1 e-mail vous obtiendrez avec de grandes chances l’emploi de votre rêve.

La structure d’un e-mail spontané en Anglais

Sachez que cet e-mail ne doit pas faire plus de 5 ou 6 lignes.
Il suivra une structure simple:

  • Vision: formulez la vision de l’entreprise et de ses objectifs futurs
  • Problème: recherchez et formulez le ou les problèmes qui peuvent empêcher l’entreprise d’atteindre ses objectifs
  • Solution: démontrez leur grâce à votre expérience et vos compétences que vous êtes la solution au problème

Nous utiliserons la même structure pour écrire une lettre de motivation professionnelle en Anglais. Retrouvez l’article ici.

Gabarit d’e-mail spontané en Anglais

Dear Mr Jameson, [il est absolument critique de connaître le nom du destinataire]

It seems the dream for you right now is to lead a new generation of highly trained engineers to the top, to craft the plans of tomorrow’s clean cities, and to build them in your own life. [vision]

However, in the [article XYZ] on your website you mentionned that the biggest problem with implementing green energies in cities is the low success rate they have in the eyes of the public. [problem]

I have experienced similar patterns in my career as a Environmental Engineer and I implemented tested solutions that brought up user experience by over 42% within 2 months. Now half of the town is running on green energies! [solution]

Let me know if you and your team would be interested to speak and mastermind some ideas.

Best,

Jordan Hill

C’est un e-mail en Anglais spontané et bref, qui va droit au but pour entrer en contact avec l’employeur.

Il faut faire entièrement confiance à ses compétences. Souvenez-vous, le plus important est de ne pas demander un job ou d’insérer votre CV dans ce premier e-mail.

Il n’y pas de mal à rentrer en contact avec quelqu’un. Comprenez simplement que de demander un job dès la volé est impoli. Il faut avant tout vouloir aider la personne.

Conclusion

  • L’histoire de l’e-mail en Anglais est fascinante. Cet article Wikipedia en Anglais est un bon challenge de lecture mais surtout fait travailler un peu votre culture.
  • Souvenez-vous, un e-mail peut rapidement dégénérer et devenir informel. Faites attention à soigner chaque lignes et à utiliser les gabarits ci-dessus pour toujours avoir les meilleurs résultats.

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